In drei Schritten zu Telearbeit und Homeoffice

So werden Ihre Mitarbeiter unabhängig vom Büro

Kaum ein Unternehmen kann es sich angesichts der aktuell bestehenden Unsicherheit bzgl. der Ausbreitung des Corona-Virus leisten, auf funktionierende Betriebsabläufe zu verzichten. Gut dran ist derjenige, der bereits zuvor die Möglichkeiten von Telearbeit oder Homeoffice ausgelotet hat und auf ein entsprechendes System zurückgreifen kann. Die Einführung ist meist leichter als angenommen. Nachfolgend zeigen wir, was es zu beachten gilt.

Technik: Sicherer Zugang zu Ihren Systemen

In drei Schritten zu Telearbeit und HomeofficeGlücklicherweise leben wir heutzutage in einer Zeit, die bereits viele Voraussetzungen für mobiles Arbeiten mit sich bringt. Jeder besitzt ein Smartphone und auch viele andere mobile Geräte sind verfügbar. Nachdem eigentlich alles mit Internet-Technologie läuft und miteinander vernetzt ist, stellt es zumindest technisch keine Hürde dar, dies entsprechend zu nutzen. Perfekt wäre es also, wenn Mitarbeiter alle Systeme, die im Büro zugänglich sind, auch von unterwegs aus verwenden könnten und dies zudem auch angenehm zu bedienen ist. Technisch ist das kein Problem.

In der Praxis verwendet man heutzutage verschiedene Systeme, die miteinander gekoppelt werden. Standard in den meisten Unternehmen ist heute der Zugriff auf das E-Mail Postfach und den unternehmensweiten Kalender. Ebenso haben viele Mitarbeiter, die häufig unterwegs sind bereits einen VPN-Tunnel vom dienstlichen Notebook und können so auf das Unternehmensnetz zugreifen. Mit einem solchen Tunnel erfolgt die gesamte Verbindung durchs Internet verschlüsselt und damit sicher. Wenn es gut konfiguriert ist, muss sich der Mitarbeiter um diesen Tunnel in keiner Weise kümmern.

Falls überhaupt noch ein fester PC am Arbeitsplatz betrieben wird, kann auf diesen mit Windows Remote Desktop von außen zugegriffen werden. Wenn man dann noch eine entsprechende Telefonie-Software hat, sieht man zugleich, wer versucht hat, einen anzurufen. Ein Remote-Zugriff ist auch dann möglich, wenn kein VPN-Tunnel besteht, sofern man das Microsoft Remote Desktop Gateway einsetzt.

Insgesamt lässt sich sagen, dass bereits schon mit überschaubaren Investitionen ein komfortabler Zugriff möglich ist und dies nicht nur als Reaktion auf die aktuelle Gesundheitslage ein technisch sinnvoller Schritt ist. Zudem sind viele Systeme oft bereits vorhanden, so dass für eine Interimslösung nur geringe zusätzliche Kosten entstehen.

Arbeitsorganisation: Abläufe systematisieren

Klassische Unternehmen basieren auf Präsenzkultur und hierarchisch organisierten Arbeitsabläufen. Bis heute ist dies beispielsweise in der Produktion unabdingbar. Mit zunehmender Dienstleistungsorientierung gibt es viele Bereiche, in denen es zumindest denkbar ist, diese Zementierung auf den Unternehmensort aufzulockern. Auch wenn sich dafür einiges ändern muss, kann dies gleichzeitig eine Antwort auf die zunehmende Knappheit im Bereich Personal sein.

In drei Schritten zu Telearbeit und Homeoffice

Allerdings beruhen auch in diesen Bereichen heute noch die meisten Abläufe darauf, dass Menschen in pysischer Nähe arbeiten. Entsprechend gibt es wichtige Steuerungs- und Kontroll-Mechanismen, die nur so funktionieren. All dies muss sich bei verteiltem Arbeiten verändern. Abläufe müssen technisch nachgebildet oder Verantwortlichkeiten anders definiert werden. Auch die Kommunikation muss komplett anders gelebt werden, andernfalls droht das organisatorische Chaos.

Viele dieser Dinge pendeln sich mit der Zeit von selbst ein, andere wiederum klappen deutlich besser, wenn sie durch digitale Werkzeuge unterstützt werden. Aus diesem Grunde führen viele Unternehmen gegenwärtig umfassende Workflow- oder Dokumentationssysteme ein, die all das ortsunabhängig ermöglichen. Aber bis dieses Umdenken auch in den Köpfen der Mitarbeiter und der Kunden stattgefunden hat, kann es einige Zeit dauern. Und vielleicht müssen manche Abläufe auch komplett verändert oder weggelassen werden, damit sie in der neuen Form Sinn machen.

Erfahrungsgemäß probieren Mitarbeiter in einer solchen Phase der Veränderung durchaus allerlei Möglichkeiten aus, die ihnen näher liegen als das neu vorgegebene. Es ist wichtig, hier nicht zu viel Wildwuchs zu etablieren, da sich dieser sonst nur schwer wieder einfangen lässt. Andererseits bieten die jedermann zugänglichen Werkzeuge wie beispielsweise Skype gegenüber vielen zentralen Lösungen durchaus Produktivitätsvorteile, weshalb zu empfehlen ist, die Abläufe zunächst einmal im Detail zu betrachten. Denn Arbeitsflexibilität und die dafür erforderliche Kreativität werden heutzutage ja sehr gefordert.

Sicherheit: Risiken erkennen und minimieren

In drei Schritten zu Telearbeit und HomeofficeSobald Daten und Abläufe die sicheren Mauern des Unternehmens verlassen, ist Vorsicht geboten! Ebenso sollte jeder Schritt, das Netzwerk nach außen zu öffnen wohl überlegt sein. Denn an keinem Ort der Welt tummeln sich mehr Ganoven als im Internet. Wer auf Nummer sicher gehen möchte, sollte nach Einrichtung von Fernzugriffen von außen einen sogenannten Penetrationstest durchführen lassen. Zudem muss sichergestellt sein, dass alle Komponenten wirklich sorgfältig und reaktionsschnell gewartet werden. Und das gilt für alle Komponenten, die im Fernzugriff verwendet werden, also nicht nur die Firewall.

Zusätzlich sollte mit jedem Mitarbeiter eine Vereinbarung getroffen werden, unter welchen Bedingungen und mit welchen zusätzlichen Verantwortlichkeiten der Zugriff eingerichtet wird. Denn im Detail ergeben sich durchaus viele Besonderheiten, wenn plötzlich interne Arbeitsdokumente auf dem Küchentisch liegen. Eine solche Vereinbarung dient der Klarheit für beide Seiten und definiert den Rahmen der gemeinsamen Arbeit.

Soll die Arbeit von zu Hause oder Unterwegs nicht nur kurzfristig erfolgen, müssen neben diesen technischen und arbeitsrechtlichen Anforderungen besonders auch Wege gefunden werden, Vereinsamung auszuschließen und Dinge wie Gemeinschaftsgefühl und Bindung an das Unternehmen aufrecht zu halten. Für manche Mitarbeiter wird es großartig sein, von zu Hause arbeiten zu dürfen, spart man sich so ja durchaus die zeitintensiven Wege zum Arbeitsplatz. Das Miteinander muss dann aktiv gesucht werden, etwa durch Präsenzzeiten oder gemeinsame Veranstaltungen.

LYNET: Wir machen Sie „Telearbeit-ready“

Seit unserer Gründung arbeiten unsere Techniker eher per Fernzugriff als direkt im Rechenzentrum. Für viele Kunden haben wir entsprechende Lösungen umgesetzt. Zusätzlich zum technischen Zugriff haben wir viele Anwendungen in Unternehmen konzipiert, umgesetzt und eingeführt, die eine digitale effektive Zusammenarbeit möglich machen. Mit wachsenden Digitalisierungsdruck in den Unternehmen hat dies in den vergangenen Jahren deutlich zugenommen.

In drei Schritten zu Telearbeit und Homeoffice

Gerne unterstützen wir Sie kurzfristig oder mit einem nachhaltig entwickelten Konzept bei der Veränderung und Digitalisierung Ihrer Abläufe. Sei es als Ad-hoc Reaktion auf die dringenden Probleme der Ausbreitung des Corona-Virus oder auch als langfristiger Baustein zur Sicherung der Zukunft Ihres Unternehmens. Nehmen Sie gleich unverbindlich Kontakt zu uns auf!